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La capacitación laboral, sigue siendo una estrategia clave para mantenerse competitivas para las organizaciones. De ahí que un plan de capacitación a distancia (e-learning) le permita motivar a su personal, así como lo actualiza en las habilidades y conocimiento necesario para hacer más eficiente sus labores.
La capacitación a distancia (e-learning) facilitará mantener a los colaboradores actualizados en sus áreas de especialidad, tener un sentido de pertenencia a una comunidad, fomentar el desarrollo de habilidades de colaboración online. La capacitación laboral, permite construir un cardex en donde los responsables de los recursos humanos, pueden tener una clara idea de los cursos que ha tomado cada colaborador, promoviendo así una movilidad horizontal o vertical en los puestos de la organización. A fin de fortalecer sus estrategias de capacitación a distancia en las organizaciones, existen algunos elementos claves que no debes dejar pasar:
- Evidencia documental
Puede parecer innecesario, pero sin dudas mantener un control documental de las capacitaciones que han sido debidamente completadas por los colaboradores. Adicional a facilitar la auditoría de cualquier sistema de gestión de calidad ISO9000, o auditorias de entidades gubernamentales, a las personas que participan de los cursos les favorece tener una constancia de sus cursos, ya que enriquece su currículum vitae, que los posiciona en sus habilidades laborables.
Tal control de la evidencia documental de la capacitación permitirá hacer otro tipo de análisis y comparación de los colaboradores a fin de poder determinar áreas de oportunidad y temas que han sido soslayados.
- Observación
Otra estrategia de identificar el impacto de la capacitación es mediante la observación. En los cursos presenciales, es una actividad más cotidiana que los instructores puedan dar cuenta de las habilidades de las personas. No obstante al implementar una capacitación a distancia, se requiere de establecer otros criterios y sistemas de registro de la observación que jefes inmediatos puedan dar testimonio de las habilidades de sus colaboradores posterior a la capacitación. La observación se puede implementar desde el registro de la participación de las personas, mediante simulaciones o juego de roles, mediante anécdotas o con registros de rúbricas de observación por un tercero experto, o por un “comprador encubierto” que evalúa la capacidad de atención de las personas.
La capacitación habrá sido exitosa cuando, se pueden objetivar indicadores directos o indirectos de las nuevas capacidades de los colaboradores, como es el caso de aumento en las ventas, disminución de quejas de usuarios, menor deserción laboral. Cada organización deberá identificar sus principales indicadores a observar como efecto directo o indirecto de la capacitación.
- Exámenes a través de bancos de reactivos.
Otra forma de realizar el impacto de la capacitación es aplicando exámenes de conocimiento. Es una manera más inmediata, eficaz y directa de evaluar el aprendizaje o los conocimientos previos de los colaboradores. Los exámenes a partir de bancos de reactivos, son un conjunto muy amplio de preguntas sobre un tema, que permite seleccionar al azar a un subconjunto de preguntas para evaluar la comprensión de un tema. De tal forma que, ningún colaborador tendrá el mismo examen que los demás, pero cada quien podrá demostrar sus habilidades.
La aplicación de exámenes se puede dar en diferentes momentos de la estrategia de capacitación y en cada momento tendrá distintas ventajas. Por un lado, al aplicarse antes de los cursos, permitirá tener una evaluación diagnóstica del nivel de comprensión que se tiene de un tema. Aplicados los exámenes durante el periodo de capacitación permite por un lado reforzar los aprendizajes y permite identificar qué temas van quedando claros o en cuáles los participantes necesitan analizar a profundidad el tema. Cuando los exámenes se aplican al término del curso, no sólo permite hacer un balance de lo aprendido, sino una comparación del grado de avance respecto del punto inicial. La aplicación de exámenes pasado 3, 6 a 12 meses de haber impartido los cursos, permite hacer un seguimiento de la solidez del aprendizaje. Si las personas siguen utilizando la información, la habrán perfeccionado y profundizado su comprensión, por lo que los resultados de los exámenes darán un indicador de si el tema se domina o se ha olvidado.
Existen muchos tipos de formatos de preguntas de examen (véase tipos de reactivos) entre los más comunes se encuentran los de opción múltiple, dicotomías de Falso-verdadero, respuestas breves, caneva, correlación de columnas, todos con una intención diferente de evaluar los conocimientos. La aplicación de los exámenes hoy día puede ser en papel, o desde los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS por sus siglas del inglés Learning Management System) hasta exámenes en web donde los resultados llegan a tu correo electrónico (Véase crear exámenes Ispring Quiz)
- Encuestas
Otra forma de evaluar o analizar el impacto de la capacitación, es a través de encuestas. Las encuestas aplicadas inmediatamente terminada una capacitación, son de gran utilidad para tener una impresión de la satisfacción del usuario al tomar la capacitación. Pero también existen otras encuestas en donde se pregunte sobre las expectativas de la capacitación, sondear nuevos temas a capacitar. Hoy en día existen herramientas como Ispring Suite que permiten hacer encuestas de sondeos o de satisfacción de un curso.
- Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)
Sin duda, una estrategia de e-learning o de capacitación presencial, se beneficiará enormemente al utilizar un LMS. No solo para consolidar en un mismo registro todas las modalidades de capacitación, sino que facilita la impartición de cursos, encuestas, exámenes, videocapacitaciones, documentar diplomas o constancias, en definitiva, concentrar todas las estrategias anteriores. Una LMS nos permitirá un registro meticuloso del tiempo de estudio, de los materiales que tiene disponible un colaborador, las calificaciones obtenidas en cada curso. Ispring Suite en conjunto con un LMS, hacen una sinergia que potenciará su capacitación a distancia.
Esta nota es una interpretación libre de su equivalente en :
http://www.ispringsolutions.com/blog/5-best-ways-to-track-employee-training/
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